En aquest article
Comença per l’objectiu de la trobada
Per organitzar un esdeveniment paral·lel al Smart City Expo Barcelona, comença per decidir què vols aconseguir. Vols reunir clients, presentar una solució, facilitar converses entre professionals o donar visibilitat a una iniciativa? Tenir clar el propòsit ajuda a triar el format, l’espai i els recursos necessaris.
Defineix també qui són les persones convidades i què s’haurien d’endur de la trobada. No és el mateix preparar una presentació per a una audiència que organitzar una conversa participativa o un còctel per facilitar contactes. Com més concret sigui l’objectiu, més fàcil serà dissenyar una experiència coherent i evitar elements que no hi aportin res.
Pensa en el recorregut complet: com reps les persones assistents, què passa durant l’esdeveniment i com s’acaba. Si hi haurà intervencions, reserva temps per a les preguntes. Si la trobada vol fomentar la conversa, deixa espai perquè el públic pugui relacionar-se còmodament. I si presentaràs un producte o una idea, assegura’t que el contingut es vegi i se senti bé des de tots els punts de la sala.
Un esdeveniment paral·lel pot complementar l’agenda d’una fira, però necessita una proposta pròpia. Explica amb claredat per què val la pena assistir-hi i què el diferenciarà d’una reunió convencional. Per plantejar el projecte i les seves necessitats, pots consultar les opcions d’Esdeveniments corporatius.
Tria un format i un espai que hi encaixin
El format ha de respondre a l’objectiu i al tipus de participació que esperes. Una presentació, una taula de conversa, una demostració, una recepció o una projecció requereixen disposicions i recursos diferents. Tria una estructura que permeti seguir el programa sense complicacions i que deixi marge per a la interacció si és important.
Després, busca un espai que encaixi amb el format, l’experiència que vols oferir i les necessitats tècniques. Comprova com es distribueix la sala, on se situaran les persones que parlaran, quina visibilitat hi haurà des dels seients i si el lloc permet muntar els elements previstos. També convé valorar la recepció, les zones d’espera i el recorregut entre les diferents parts de l’esdeveniment.
No et fixis només en l’aparença de l’espai. Un lloc pot ser atractiu, però no pràctic per a una presentació o una demostració. Abans de decidir, repassa els punts clau de Com triar l’espai per al teu esdeveniment i confirma quins serveis inclou el recinte i quins hauràs de coordinar a part.
Comprova les dates, els accessos i els horaris
Abans de tancar el pla, revisa el calendari de l’esdeveniment principal i confirma la disponibilitat de l’espai triat. El web de Fira de Barcelona inclou el Smart City Expo World Congress i el Barcelona Cybersecurity Congress del 3 al 5 de novembre de 2026 a Gran Via (calendari de Fira de Barcelona). Fes servir la informació oficial per comprovar les dates i planificar-hi al voltant la trobada paral·lela.
Tingues en compte els horaris de les activitats a les quals podria assistir el teu públic. Evita programar una convocatòria que coincideixi directament amb els moments més rellevants per a les persones convidades. Comprova també els accessos al recinte i a l’espai: com arribar-hi, on es troba l’entrada i quines indicacions necessitaran les persones assistents.
Si l’esdeveniment se celebra en un altre lloc, envia instruccions senzilles i concretes. Inclou l’adreça, com s’hi accedeix i qualsevol informació necessària per trobar la sala. Confirma també amb l’espai els horaris disponibles per a la preparació, la celebració i la sortida de l’equip tècnic. No donis per fet que el muntatge o l’accés previ seran possibles sense haver-ho coordinat.
Ajusta el so, la il·luminació i les pantalles al programa
Els recursos tècnics han de servir el contingut. Abans de decidir què necessites, prepara un programa clar i anota què passa en cada moment: intervencions, vídeos, presentacions, preguntes o música. Així podràs preveure els canvis d’escena i evitar que l’equip tècnic hagi d’improvisar durant l’esdeveniment.
El so ha de permetre entendre les intervencions i que el públic pugui participar. El tipus de microfonia i la cobertura dependran de l’espai i del format. Si hi ha preguntes des de la sala, pensa per endavant com es recolliran. Pots consultar les opcions de So per a esdeveniments i definir les necessitats amb l’equip de producció.
Les pantalles han de facilitar la lectura del contingut des dels diferents punts de la sala. Valora’n la mida, la ubicació i el tipus de materials que hi mostraràs. No és el mateix projectar una presentació que mostrar una demostració visual o alternar continguts durant una xerrada. Consulta les solucions de Pantalles LED per a esdeveniments i confirma quin format de fitxer cal per preparar les proves.
La il·luminació també influeix en l’atenció i en l’ambient. Pot ajudar a destacar les persones que intervenen, acompanyar una presentació o diferenciar moments del programa. Convé dissenyar-la tenint en compte el contingut i comprovar que no dificulti la visibilitat de les pantalles. Per concretar-ho, consulta el servei d’Il·luminació per a esdeveniments.
Coordina el muntatge i les necessitats tècniques
Reuneix en un mateix document el programa, el plànol de l’espai, les necessitats de so, il·luminació i pantalles, i les persones responsables de cada tasca. Afegeix-hi els horaris d’accés i muntatge que hagi confirmat el recinte. Aquest document facilita la coordinació entre l’organització, l’espai i la producció tècnica.
Abans del dia de l’esdeveniment, confirma quins elements aporta el lloc i quins hauràs de portar. Revisa les connexions disponibles, els punts de corrent, la ubicació dels equips i les necessitats específiques de les presentacions. Si hi ha vídeos o continguts gràfics, comprova que es reprodueixen correctament en els formats previstos. També és útil acordar qui donarà el senyal per començar i com es comunicaran els canvis de programa.
Reserva temps per comprovar-ho tot a l’espai real. Una prova permet revisar l’audició, la visibilitat, la il·luminació i les transicions. Si l’esdeveniment inclou mobiliari, escenari o una zona de recepció, incorpora’ls al plànol perquè no interfereixin amb els recorreguts ni amb l’activitat principal.
La producció integral ajuda a mantenir connectats el disseny de l’esdeveniment i la seva execució tècnica. WUW Events treballa en esdeveniments corporatius i ofereix so, il·luminació, pantalles LED, escenaris i mobiliari. Si necessites valorar l’abast de la teva proposta, pots demanar pressupost.
Preguntes freqüents
Quan convé començar a organitzar un esdeveniment paral·lel?
Tan bon punt tinguis clar l’objectiu i el públic. Així podràs comprovar les dates, la disponibilitat de l’espai i les necessitats tècniques abans de tancar el programa.
Quin format funciona millor al costat d’una fira?
Depèn del que vulguis aconseguir. Tria entre presentació, conversa, demostració o recepció segons el contingut i el tipus de participació que busques.
Quina informació necessita l’equip tècnic?
El programa, el plànol de l’espai, els continguts audiovisuals, els horaris de muntatge i una descripció de cada intervenció o canvi previst.
